Protokoll BOT-Plenum: 8. November 2024

Tagesordnungspunkte (TOPs)

Folgende öffentliche Tagesordnungspunkte wurden besprochen.

Hinweis: Leider musste dieses Protokoll im Nachgang durch eine andere Person als die ursprünglich fürs Protokoll zuständige aus der internen Protokollmitschrift des Plenumstermins zu einem späteren Zeitpunkt rekonstruiert werden. Daher sind einzelne Punkte nur knapp beschrieben und primär auf die Ergebnisse / Abstimmungsergebnisse reduziert. Wir bitten dies zu entschuldigen.

TOP 1: Rücktritt von BOTs (HH:Botschafter:innen)

Janine ist von ihrem Amt als Botschafterin aus Zeitgründen zurückgetreten.

TOP 2: Grundpfeiler für ein konstruktives Plenum

Die Hamburger Botschafter:innen haben in ihrer Austausch-AG Grundpfeiler für konstruktive Plenumssitzungen erarbeitet. Diese sollen nun gemeinsam beschlossen werden.

Abstimmungsfrage: Wollen wir ab sofort die folgenden im Forum erarbeiteten Grundsätze beachten und das Plenum entsprechend gestalten?

Grundpfeiler für ein konstruktives Botschafter:innen Plenum

1. 1. 1. Probleme statt Personen angreifen
      2. Ausgewogene Redeanteile
      3. Angemessene Wortwahl
      4. Respekt: andere Personen ausreden lassen
      5. Stopp für themenfremde Beiträge durch Moderation
      6. Gemeinsame Verantwortung für positive Atmosphäre
      7. Private Konflikte auslagern
      8. Keine Witze oder sarkastische Kommentare auf Kosten anderer
         
      9. Es spricht eine Person zur Zeit
      10. Wir schließen das Plenum rechtzeitig

Dafür: 14
Dagegen: 0
Enthaltungen: 1

Dem Antrag wurde gemäß der oben stehenden Abstimmungsfrage stattgegeben.

TOP 3: Ablauf/Struktur bei BOT-Einsetzungen und Amtszeitende

Zurzeit ist die Einarbeitung neuer Botschafter:innen etwas unstrukturiert. Hierbei geht es konkret um Punkte die über das formale Einsetzen, welches durch das BOT-Begrüßungs-Team (BBT) geschieht, hinaus gehen. Außerdem sind die Prozesse beim Ausscheiden von Botschafter:innen nicht sauber niedergeschrieben. Beides wird aktuell primär durch Menschen / "Alte Hasen" getragen, die "halt wissen was zu tun ist".

Um dies zu verbessern wird ein konkreter Vorschlag in Form einer Prozessdefinition ausgearbeitet und im nächsten Botschafter:innen Plenum als Beschlussvorlage vorgelegt.

TOP 4: Onboarding neue BOTs und Ablauf des Bot-Plenums inkl. Diskussion: Struktur verbessern und Protokollvorlage vereinfachen

Die neu gewählten Botschafter:innen werden in ihre Aufgaben eingeführt. Der Foodsaver:innen-Verifikationsprozess wird erläutert und besprochen. Der Protokollprozess soll verbessert und vereinfacht werden. Teil hiervon ist die Erstellung einer entsprechenden Protokollvorlage.

TOP 5: Antrag eine Foodsavers an die Botschafter:innen nur noch öffentliche Anträge abzustimmen

Per E-Mail erreichte die Botschafter:innen Runde folgender Antrag:

"Liebe Botschaftende,
hiermit stelle ich den Antrag - auf der nächsten Botschafter-Plenum-Sitzung dann klar festzulegen - ab sofort sämtliche Anträge - über die im Botschafter-Kreis generell abgestimmt wird - nur noch öffentlich statt nicht-öffentlich zuzulassen, damit die geheimen Anträge (die angeblich nicht existieren sollen) endgültig abgeschafft werden und künftig alle Anträge auch auftauchen im Plenum-Sitzungs-Protokoll (dies setzt natürlich das Vertrauen in euch voraus dies auch umzusetzen). Dies bedeutet konkret, künftig tauchen alle Anträge, über die von euch generell abgestimmt wurde (egal wo dies auch passiert ist), im Plenum-Sitzungs-Protokoll auf, diese werden dann auch nicht mehr umdeklariert je nach Abstimmungsergebnis (öffentlich/nicht-öffentlich). Dies ist ein weiterer Schritt hin zu klarer Transparenz."

Bisher werden bereits stets alle die foodsharing-Community betreffenden Beschlüsse des Hamburger Botschafter:innen Plenums, mindestens über die Berichte vom Plenum, häufig aber auch zusätzlich über Beiträge im Hamburg-Forum oder entsprechend betroffenen Arbeitsgruppen veröffentlicht.

Schon rein logisch gilt: Ohne die Veröffentlichung eines Beschlusses kann sich kein:e Foodsaver:in an die Beschlossene Sache halten bzw. sich danach richten. Nichtsdestotrotz möchten die Hamburger Botschafter:innen zur weiteren Erhöhung der Transparenz folgende Beschlussvorlage zur Abstimmung stellen.

Abstimmungsfrage: Als durch die Hamburger Foodsharing Community per Wahl legitimiertes Gremium werden die Hamburger Botschafter:innen im Sinne der Transparenz und Nachvollziehbarkeit alle Beschlussvorlagen in der öffentlichen Themensammlung ankündigen und die Ergebnisse im dazugehörigen Protokoll veröffentlichen.

Dafür: 9
Enthaltung: 1
Dagegen: 1

Dem Antrag wurde gemäß der oben stehenden Abstimmungsfrage stattgegeben.